Trésorerie

Qu’est-ce que la trésorerie ?

La trésorerie permet tout à la fois de payer les dépenses courantes de l’entreprise, de financer les investissements et d’attirer de potentiels futurs investisseurs. En d’autres termes, la trésorerie est l’argent qui est présent dans les caisses de l’entreprise et qui permet de payer les factures.

Il faut savoir que l’une des principales causes de la cessation d’activité d’une entreprise en France est le défaut de paiement. Le défaut de paiement, c’est simplement quand il n’y a pas assez d’argent en trésorerie pour payer ses factures. On comprend donc aisément pourquoi la bonne gestion d’une trésorerie est si importante pour une entreprise.

La trésorerie ne peut se calculer comme un actif fixe

Quand on connaît l’importance que revêt la trésorerie dans la bonne santé d’une entreprise, on peut se demander comment autant d’entreprises peuvent se retrouver à mettre la clé sous la porte simplement par manque de gestion comptable. La principale raison à ce fléau est qu’une trésorerie se calcule, non pas comme quelque chose de fixe, mais comme quelque chose de mouvant.

En effet, tout est une histoire de flux entrants et de flux sortant. Si vous dépensez plus vite que vous n’encaissez, vous vous retrouverez à court de liquidités rapidement et vous ferez défaut, même si votre activité est prospère !

Il n’est donc pas suffisant de faire un calcul revenus - dépenses pour calculer la trésorerie. Il faut prendre en compte la date d'encaissement et la date des décaissements en sus. Cela s’appelle calculer le besoin en fonds de roulement (BFR).

Anticiper vos besoins : les frais fixes

Dans notre exemple simplifié, nous calculons le BFR pour la semaine en cours. C’est en réalité quelque chose de risqué, car il est difficile de provisionner une trésorerie chaque semaine. L’idéal est d’anticiper en tenant compte de vos types de dépenses : les frais fixes et les frais variables.

Les frais fixes sont les montants que vous payez de manière régulière tous les mois : loyers, salaires, cotisations, etc. Vous savez combien vous allez dépenser chaque mois, il est donc facile d’anticiper vos besoins. Pour dormir sur vos deux oreilles, essayez d’avoir 2 à 3 mois de frais fixes en trésorerie. Ainsi, même en cas de problème de paiement d’un gros client, vous pourrez faire face sur le court terme à cette problématique.

Le BFR, le calcul essentiel à connaître.

Le fonds de roulement est tout simplement la quantité d’argent qu’il faut garder en cash dans le compte courant de l'entreprise pour payer les factures, les fournisseurs et les impôts.

La formule de calcul du BFR est la suivante : Stocks en cours + dettes des clients et comptes rattachés - argent que je dois aux fournisseurs et comptes rattachés - dettes fiscales et sociales

Par exemple, si je sais que je dois payer 1000€ de factures diverses, que je dois verser à mes fournisseurs 1000€ dans la semaine et que j’ai un prélèvement de TVA de 1000€ après-demain, mais qu’un client me paye demain 2000€, je sais que mon besoin en fonds de roulement pour la semaine est de : 1000+1000+1000-2000 = 1000€.

Diminuez le risque des frais variables

Les frais variables en revanche sont des montants qui dépendent de votre activité et de vos clients : achat de fournitures, constitution de stocks, surcroît d’activité, etc.

Le risque qui est souvent pris par les entreprises est d’avancer ces frais en puisant dans votre trésorerie. Si votre client ne vous paie pas à temps, vous risquez de mettre en péril toute votre structure. L’idéal est alors de faire reposer une partie de ce risque sur le client et vos fournisseurs : négociez un acompte avec le client et un délai plus élevé avec vos fournisseurs.

Tools

Mettre en place des outils efficaces de prévision et de suivi de trésorerie

Pour éviter de vous retrouver dans une situation de manque de trésorerie, il est indispensable de mettre en place des outils de prévision et de suivi de trésorerie. Sans tomber dans l’achat d’outils coûteux et complexes, il est possible d’effectuer un suivi minutieux facilement. Cela demande simplement un peu d’organisation et de structuration.

Vous pouvez également faire le choix de déléguer ce suivi en engageant un gestionnaire financier spécialisé dans le domaine ou simplement en demandant à votre expert-comptable. N’oubliez pas que les outils en eux-mêmes ne sont pas suffisants si aucun suivi humain et stratégique n’est effectué derrière. Un suivi mensuel est généralement suffisant mais indispensable.

Les outils de prévision et de suivi pour charges fixes

Le plus difficile dans la gestion d’entreprise (comme pour tout type de gestion) est la prédiction. Il n’est pas facile d’anticiper les différentes dépenses qu’on aura, puisque le monde est fait d’imprévus et d’incertitudes. Cependant, il existe une catégorie de frais qui est, elle, totalement anticipable : les frais fixes.

La première étape consiste donc à déterminer avec précision le coût mensuel des frais fixes. L’audit peut durer de quelques minutes à plusieurs jours en fonction de la taille de votre entreprise. L’important est de ne rien oublier et de se baser sur du factuel. Appuyez- vous sur les factures précédentes et les contrats que vous avez signés pour déterminer un montant exact.

La différence entre budgets prévisionnels des frais fixes et budget réellement dépensé en frais fixes doit être la plus resserrée possible. Pour effectuer un tel suivi, un simple fichier Excel est suffisant. Chaque fois qu’une nouvelle charge fixe vient s’ajouter à vos dépenses, ajoutez simplement une nouvelle ligne sur le fichier.

Les outils de prévision et de suivi pour charges variables

Une fois les charges fixes traitées, il faut cataloguer le deuxième type de dépenses : les charges variables. Généralement, leur montant varie grandement d’un mois à l’autre en fonction de la quantité de travail à effectuer. Comme décrit dans d’autres articles, le meilleur moyen est encore de faire reposer le poids du risque des charges variables sur les autres, en demandant des acomptes et avances, en reportant le paiement de vos fournisseurs à plus tard ou en produisant à la commande (encaisser l’argent, produire ensuite).

En fonctionnant de cette manière, vous pouvez vous dispenser d'utiliser des outils de prévision complexes qui sont souvent peu efficaces. Le plus difficile va consister à anticiper le coût total des dépenses et la date d’encaissement des ventes pour pouvoir déterminer avec précision combien demandes d'acompte et quel délai imposer à ses fournisseurs.

Pour anticiper, le meilleur moyen est encore de s’appuyer sur le passé. Effectuez un audit des dépenses variables en fonction de chaque client pour anticiper au mieux vos futurs besoins.

Prévision et suivi de trésorerie

Maintenant que le suivi des charges est assuré et anticipé, il reste à anticiper et suivre les revenus. Là encore, il est difficile de prévoir avec exactitude le nombre réel de produits ou services que vous allez vendre. Ce jeu d’anticipation est souvent un exercice d’imagination et de chiffres qui arrangent tout le monde.

Là encore, pour prédire le futur, utilisez le passé. Effectuez un suivi des ventes mensuelles sur une période aussi longue que possible (idéalement au moins 5 ans) et tirez-en une quantité moyenne de produits vendus par an et par mois, ainsi que le pourcentage moyen d’évolution mensuel des commandes. Essayez également de cibler si des périodes sont plus chargées que d’autres.

En disposant de ces informations, vous allez pouvoir définir une fourchette de revenus mensuels fixes. Il ne vous restera plus qu’à effectuer un simple calcul dépenses - revenus pour connaître vos besoins en trésorerie mensuels. Et n’oubliez pas de toujours avoir au minimum deux mois de dépenses (fixes + variable) en fond de caisse. De cette manière vous pourrez voir l’avenir de manière plus sereine, en utilisant comme simple outil un fichier Excel, des factures et une calculatrice !