Mettre en place des outils efficaces de prévision et de suivi de trésorerie

Pour éviter de vous retrouver dans une situation de manque de trésorerie, il est indispensable de mettre en place des outils de prévision et de suivi de trésorerie. Sans tomber dans l’achat d’outils coûteux et complexes, il est possible d’effectuer un suivi minutieux facilement. Cela demande simplement un peu d’organisation et de structuration.

Vous pouvez également faire le choix de déléguer ce suivi en engageant un gestionnaire financier spécialisé dans le domaine ou simplement en demandant à votre expert-comptable. N’oubliez pas que les outils en eux-mêmes ne sont pas suffisants si aucun suivi humain et stratégique n’est effectué derrière. Un suivi mensuel est généralement suffisant mais indispensable.

Les outils de prévision et de suivi pour charges fixes

Le plus difficile dans la gestion d’entreprise (comme pour tout type de gestion) est la prédiction. Il n’est pas facile d’anticiper les différentes dépenses qu’on aura, puisque le monde est fait d’imprévus et d’incertitudes. Cependant, il existe une catégorie de frais qui est, elle, totalement anticipable : les frais fixes.

La première étape consiste donc à déterminer avec précision le coût mensuel des frais fixes. L’audit peut durer de quelques minutes à plusieurs jours en fonction de la taille de votre entreprise. L’important est de ne rien oublier et de se baser sur du factuel. Appuyez- vous sur les factures précédentes et les contrats que vous avez signés pour déterminer un montant exact.

La différence entre budgets prévisionnels des frais fixes et budget réellement dépensé en frais fixes doit être la plus resserrée possible. Pour effectuer un tel suivi, un simple fichier Excel est suffisant. Chaque fois qu’une nouvelle charge fixe vient s’ajouter à vos dépenses, ajoutez simplement une nouvelle ligne sur le fichier.

Les outils de prévision et de suivi pour charges variables

Une fois les charges fixes traitées, il faut cataloguer le deuxième type de dépenses : les charges variables. Généralement, leur montant varie grandement d’un mois à l’autre en fonction de la quantité de travail à effectuer. Comme décrit dans d’autres articles, le meilleur moyen est encore de faire reposer le poids du risque des charges variables sur les autres, en demandant des acomptes et avances, en reportant le paiement de vos fournisseurs à plus tard ou en produisant à la commande (encaisser l’argent, produire ensuite).

En fonctionnant de cette manière, vous pouvez vous dispenser d'utiliser des outils de prévision complexes qui sont souvent peu efficaces. Le plus difficile va consister à anticiper le coût total des dépenses et la date d’encaissement des ventes pour pouvoir déterminer avec précision combien demandes d'acompte et quel délai imposer à ses fournisseurs.

Pour anticiper, le meilleur moyen est encore de s’appuyer sur le passé. Effectuez un audit des dépenses variables en fonction de chaque client pour anticiper au mieux vos futurs besoins.

Prévision et suivi de trésorerie

Maintenant que le suivi des charges est assuré et anticipé, il reste à anticiper et suivre les revenus. Là encore, il est difficile de prévoir avec exactitude le nombre réel de produits ou services que vous allez vendre. Ce jeu d’anticipation est souvent un exercice d’imagination et de chiffres qui arrangent tout le monde.

Là encore, pour prédire le futur, utilisez le passé. Effectuez un suivi des ventes mensuelles sur une période aussi longue que possible (idéalement au moins 5 ans) et tirez-en une quantité moyenne de produits vendus par an et par mois, ainsi que le pourcentage moyen d’évolution mensuel des commandes. Essayez également de cibler si des périodes sont plus chargées que d’autres.

En disposant de ces informations, vous allez pouvoir définir une fourchette de revenus mensuels fixes. Il ne vous restera plus qu’à effectuer un simple calcul dépenses - revenus pour connaître vos besoins en trésorerie mensuels. Et n’oubliez pas de toujours avoir au minimum deux mois de dépenses (fixes + variable) en fond de caisse. De cette manière vous pourrez voir l’avenir de manière plus sereine, en utilisant comme simple outil un fichier Excel, des factures et une calculatrice !

Les outils de prévision et de suivi pour charges fixes

Le plus difficile dans la gestion d’entreprise (comme pour tout type de gestion) est la prédiction. Il n’est pas facile d’anticiper les différentes dépenses qu’on aura, puisque le monde est fait d’imprévus et d’incertitudes. Cependant, il existe une catégorie de frais qui est, elle, totalement anticipable : les frais fixes.

La première étape consiste donc à déterminer avec précision le coût mensuel des frais fixes. L’audit peut durer de quelques minutes à plusieurs jours en fonction de la taille de votre entreprise. L’important est de ne rien oublier et de se baser sur du factuel. Appuyez- vous sur les factures précédentes et les contrats que vous avez signés pour déterminer un montant exact.

La différence entre budgets prévisionnels des frais fixes et budget réellement dépensé en frais fixes doit être la plus resserrée possible. Pour effectuer un tel suivi, un simple fichier Excel est suffisant. Chaque fois qu’une nouvelle charge fixe vient s’ajouter à vos dépenses, ajoutez simplement une nouvelle ligne sur le fichier.

Les outils de prévision et de suivi pour charges variables

Une fois les charges fixes traitées, il faut cataloguer le deuxième type de dépenses : les charges variables. Généralement, leur montant varie grandement d’un mois à l’autre en fonction de la quantité de travail à effectuer. Comme décrit dans d’autres articles, le meilleur moyen est encore de faire reposer le poids du risque des charges variables sur les autres, en demandant des acomptes et avances, en reportant le paiement de vos fournisseurs à plus tard ou en produisant à la commande (encaisser l’argent, produire ensuite).

En fonctionnant de cette manière, vous pouvez vous dispenser d'utiliser des outils de prévision complexes qui sont souvent peu efficaces. Le plus difficile va consister à anticiper le coût total des dépenses et la date d’encaissement des ventes pour pouvoir déterminer avec précision combien demandes d'acompte et quel délai imposer à ses fournisseurs.

Pour anticiper, le meilleur moyen est encore de s’appuyer sur le passé. Effectuez un audit des dépenses variables en fonction de chaque client pour anticiper au mieux vos futurs besoins.

Prévision et suivi de trésorerie

Maintenant que le suivi des charges est assuré et anticipé, il reste à anticiper et suivre les revenus. Là encore, il est difficile de prévoir avec exactitude le nombre réel de produits ou services que vous allez vendre. Ce jeu d’anticipation est souvent un exercice d’imagination et de chiffres qui arrangent tout le monde.

Là encore, pour prédire le futur, utilisez le passé. Effectuez un suivi des ventes mensuelles sur une période aussi longue que possible (idéalement au moins 5 ans) et tirez-en une quantité moyenne de produits vendus par an et par mois, ainsi que le pourcentage moyen d’évolution mensuel des commandes. Essayez également de cibler si des périodes sont plus chargées que d’autres.

En disposant de ces informations, vous allez pouvoir définir une fourchette de revenus mensuels fixes. Il ne vous restera plus qu’à effectuer un simple calcul dépenses - revenus pour connaître vos besoins en trésorerie mensuels. Et n’oubliez pas de toujours avoir au minimum deux mois de dépenses (fixes + variable) en fond de caisse. De cette manière vous pourrez voir l’avenir de manière plus sereine, en utilisant comme simple outil un fichier Excel, des factures et une calculatrice !