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L’astuce la plus simple pour optimiser votre trésorerie et diminuer grandement les risques de difficultés de paiements consiste à optimiser les délais de paiement. Beaucoup trop d’entreprises ne font pas attention à ce principe qui est pourtant essentiel pour dégager des marges de manœuvre pour votre entreprise.
Prenons un exemple concret qui nous permettra de comprendre facilement l’utilité des délais de paiement. McDonald’s est la plus grande chaîne de fast-food du monde. Elle paie ses fournisseurs de pains, de viandes et de ketchup plusieurs semaines après la livraison.
Lorsque McDonald’s vend à ses clients un hamburger, ils paient comptant. Cela signifie que McDonald’s encaisse l’argent de ses ventes et la plus-value souhaitée avant même de décaisser quoi que ce soit. Ce système permet à l’entreprise d’avoir toujours un besoin en fond de roulement négatif, c’est à dire qu’elle à toujours à disposition un surplus de cash qui lui permet d’investir et de faire face à tous les imprévus possibles !
Évidemment, une entreprise comme McDonald’s peut se permettre de telles négociations avec ses fournisseurs au vu de sa position dominante. Mais toute entreprise peut négocier avec ses fournisseurs et mettre en place des délais dans les paiements.
En négociant un délai plus long avec un fournisseur et en raccourcissant le paiement du client vous diminuez mécaniquement votre besoin en fonds de roulement et donc le fond de caisse que vous devez conserver en trésorerie.
La négociation sur un rallongement des délais de paiement ne sera pas facile et elle peut être mal vécue par votre fournisseur. Le meilleur moyen est d’y aller en douceur, en demandant un allongement progressif, de quelques jours puis petit à petit de quelques semaines. Expliquez par ailleurs que cela va dans son intérêt : il a tout intérêt à ce que votre entreprise se développe pour que vous commandiez plus de produits chez lui à l’avenir.
Gérer ses fournisseurs et leur demander un allongement des dépenses est une bonne chose, mais elle doit également s'accompagner par une réduction du délai de paiement des clients. Si vous vendez des biens directement auprès de particuliers, il est probable que le paiement se fasse comptant. Cela devient plus problématique quand vous devez traiter avec d’autres clients qui sont des entreprises.
Cependant, il existe plusieurs astuces pour réduire ce délai moyen de paiement. Vous pouvez négocier une réduction du délai, prioriser vos futurs contrats avec les clients qui paient le plus vite ou encore réclamer une avance en échange d’une ristourne sur le prix de vente.
De manière très concrète, en opérant une diminution de vos encaissements et un rallongement de vos décaissements, vous diminuez votre besoin en fonds de roulement et le risque de vous retrouver en défaut de paiement.
Vous bénéficiez de davantage de marge de manœuvre, notamment lorsqu’un client vous paie en retard ou qu’une créance devient perdue. La pire des situations pour la survie et la prospérité de votre entreprise est celle qui consiste à réussir à payer vos factures uniquement parce que votre client paie à temps. En optimisant simplement leurs délais de paiement, un grand nombre d’entreprises éviteraient de mettre la clé sous la porte.
Les stocks ont une double caractéristique : ce ne sont pas encore des revenus, mais ce sont déjà des dépenses. Dans l’optique d’une optimisation parfaite des paiements, les stocks sont un problème. C’est pourquoi les grandes entreprises ont opté pour la production “just in time”, c'est-à-dire à la commande.
De cette manière, les stocks sont éliminés et on ne produit que ce qui est essentiel. Mais si cela est possible dans certains domaines, cela l’est bien moins dans d’autres. Il faut alors procéder à une optimisation des stocks plutôt qu’envisager une élimination totale de ceux-ci.
L'optimisation des stocks permet de grandement améliorer la solvabilité des entreprises et de focaliser l’argent sur des investissements essentiels, source de croissance et de développement de l’entreprise.
Les stocks, en plus d’être de l’argent immobilisé qui n’est pas encore transformé en gain, se révèlent également coûter de l'argent chaque mois. Pourquoi ? Tout simplement car le stock doit être matériellement déposé quelque part, qu’il faut payer un loyer pour le hangar, qu’un inventaire régulier doit être opéré, qu’il faut le déplacer, le protéger et que des manutentionnaires doivent être chargés d’effectuer ces tâches.
En plus de représenter un coût, les stocks se déprécient. Prenons l’exemple d'un ordinateur dernier cri, celui-ci ne le sera plus au bout de 6 mois et sa valeur va grandement chuter. Ainsi, si l'ordinateur a coûté 200€ à produire et qu’on souhaitait le vendre 600€, on ne pourra espérer plus que le vendre 400€ 6 mois plus tard. Le stockage prolongé rogne fortement les marges des entreprises.
Si vous êtes producteur, l’idéal est de ne produire que la quantité que vous êtes sûr de vendre et qui est déjà sous contrat. Appuyez-vous sur vos contrats passés, des 5 dernières années pour déterminer la quantité moyenne de ventes et le pourcentage en hausse annuelle. Prévoyez une marge supplémentaire de 10 % pour anticiper les produits défectueux et les demandes imprévues. Dans l'écrasante majorité des cas, cela sera amplement suffisant. Et si vous avez une hausse soudaine des commandes, prévenez qu’il y aura un délai supplémentaire. C’est également l’occasion d’augmenter vos tarifs pour les nouveaux clients. Cette augmentation des prix vous permet de financer la constitution d’un stock supplémentaire et l’augmentation des capacités de production. Si vous êtes distributeur, faites de même pour anticiper la quantité de biens qui sera probablement vendue. Achetez le strict nécessaire. Si vous avez une hausse des commandes, contactez simplement la fabriquant pour lui demander de vous livrer au plus vite, moyennant une hausse du prix et un paiement comptant. Il vaut mieux payer occasionnellement plus cher et rogner un peu sa marge que d’avoir durablement des stocks inutiles dans votre arrière-boutique.
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